Sådan skabes en mere effektiv ”hospitalslogistik”

Kravet om øget effektivitet betyder, at hospitalssektoren bør arbejde med logistikområdet. Der skal arbejdes med mange tiltag på forskellige niveauer, og ideelt set skal initiativerne koordineres nationalt.

Nogle effektiviseringstiltag bør foregå på regionalt og på nationalt niveau, andre tiltag skal igangsættes på det enkelte hospital og igen andre på afdelingerne.

Med hospitalslogistik menes alle former for forsyninger og transporter af forbrugsvarer, linned, uniformer, mad, medicin, affald, post, laboratorieprøver, patienter, pårørende og personale m.v. Et effektivt logistiksystem medvirker til at løse de forskellige opgaver, så forsyningen sker på en sikker og forsvarlig måde, til rette tid og med det rette ressourceforbrug.

Regionale og nationale effektiviseringstiltag

Regeringen og Danske Regioner er blevet enige om, at der primo 2016 skal etableres et nationalt register for implantater, og at der skal arbejdes systematisk med varestamdata. Ved at registrere implantaternes stamdata, som fx batchnummer i en database, øges patientsikkerheden, da defekte implantater, som patienter har fået indopereret, hurtigt kan identificeres og eventuelt udskiftes.

Oprettelsen af implantatregistreret er samtidig en oplagt løftestang for at realisere målet i regionernes fælles strategi for indkøb om at spare 2 milliarder kroner frem mod 2020. Et register med korrekte og opdaterede varestamdata øger patientsikkerheden og skaber transparens over, hvilke varer regionerne køber ind til sundhedssektoren i dag. Det giver mulighed for fælles indkøb.

Derfor bør regeringen og regionernes ambitioner ikke stoppe ved implantatregisteret. I stedet bør det bruges som fundamentet for en fælles stamdatabase i den danske sundhedssektor, hvor varer bliver registreret. En database som stat, regioner, kommuner m.v. kan hente varestamdata i, når de køber ind.

Regionerne kæmper dagligt med at oprette og vedligeholde varestamdata i ERP-systemerne med et stort ressourceforbrug og svingende kvalitet til følge. Hvad nu hvis data alene skulle oprettes centralt én gang og med den nødvendige kvalitet?

Lagerstyring og distribution af forbrugsartikler er et andet oplagt område at optimere centralt. Nogle regioner har bevæget sig mod koordineret og centraliseret lagerstyring, andre har endnu ikke en strategi på området. Der anvendes ofte unødige ressourcer på indkøb, disponering, lagerstyring og lagring lokalt, opgaver der med fordel burde koordineres på regionalt og nationalt plan. Hertil kommer det potentiale der ligger i at minimere lagrene såvel som reduceret spild idet der opnås færre kassationer på grund af udløb af dato.

Sterilcentralerne er et oplagt område at inddrage i optimeringsovervejelserne. Her er det værd at overveje, hvorvidt en mere centraliseret planlægning, styring og fysisk genbehandling af flergangsudstyr er vejen frem. Processerne kan automatiseres og kvalitet, hygiejne og arbejdsmiljø kan sikres og forbedres.

Effektiviseringstiltag på hospitalsniveau

Presset for effektivisering bør omfatte optimering af vareforsyningen ved at centralisere denne og f.eks. automatisere varemodtagelsen og forsyninger til de enkelte afdelinger. Det kan f.eks. ske ved hjælp af AGV’ere (Automated Guided Vehicles), monorails, conveyorbånd, lagerautomater og miniloads, der bl.a. kan flytte transportvogne (bure, case carts, affaldscontainere osv.). Automatikken øger sikkerheden for levering og reducerer samtidig mængden af tungt arbejde og arbejde, der sker i kritiske arbejdsmiljøområder.

Den øgede automatiseringsgrad nødvendiggør behovet for mere avancerede IT-løsninger der sikrer at IT-applikationer og automationsløsninger kommunikerer med hinanden og anvendes på de enkelte hospitaler men også på tværs af hospitalerne. Der skal f.eks. introduceres applikationer, der kan planlægge, prioritere og styre leverancen af transportvognene til rette afdeling og tid og samtidig sikre sporbarhed.

Også applikationer, der muliggør at de kliniske medarbejdere kan lokalisere f.eks. kollegaer, apparatur og udstyr og senge, bør tænkes ind. Kliniske medarbejdere bruger for meget tid på at lede efter kollegaer, apparatur, udstyr og såmænd også indimellem patienterne. Her skal vi selvfølgelig analysere og sikre, at vi anvender de rigtige løsninger inden for hospitalslogistik, RFID, stregkoder, genkendelse ved brug af stemme eller billede. Det anslås, at man kan spare op til 1 % af de årlige driftsomkostninger ved brug af disse løsninger.

Hospitalslogistik omfatter naturligvis også optimering ved brug af mere traditionelle redskaber som f.eks. rørpost, affaldssug og skakte – igen løsninger, der kan reducere på personaleressourcer og skabe grundlag for endnu mere effektive patientforløb.

Effektiviseringstiltag på afdelingsniveau

På afdelingsniveau giver det god mening at arbejde med klassificering af varer, f.eks. ved brug af A,B og C-kategorier. Vi skal have brugt ”de varme hænder” de rigtige steder og udnyttet kompetencer og tid optimalt. Derfor skal forbrugsartikler på afdelingen lagres på en intelligent måde. A-varer, der bruges ofte skal lagres tæt på forbrugsstedet, mens varer, der bruges mindre ofte, kan lagres længere væk i centralt placerede depoter, skabe eller vogne. Plejepersonalet skal ikke fylde varer op; det bør foregå af et centralt korps af uddannede servicemedarbejdere, der tager sig af ”de sidste 50 meter” og fylder op baseret på ordrer genereret ved brug af f.eks. BRIK-systemet.

Artiklen beskriver en række eksempler på effektiviseringstiltag, der på koordineret vis kan bidrage til et mere effektivt hospital og sundhedsvæsen generelt. Et værktøj til at validere løsninger, kapacitet, behov og skabe optimale rammer er simulering. Simulering kan f.eks. bruges i en designfase til at optimere den fremtidige drift og konsekvenserne af forskellige beslutninger og til at afdække flaskehalse. Simulering er specielt velegnet, når der er flere variable, og metoden kan benyttes både i forbindelse med fysiske ændringer; f.eks. ved beslutningen om, hvorvidt der skal introduceres et AGV system, såvel som ved en optimering omkring et patientforløb. Således er simulering et vigtigt værktøj ved beslutninger med mange og komplekse forudsætninger.

Af hospitalsplanlægger Michael Møller og logistikekspert Claus Fabricius, ALECTIA

Besøg alectia.com/hospitaler, hvis du vil vide mere!

Fælles database for varestamdata er genvej til milliardbesparelser i sundhedssektoren

Folketinget vedtog i efteråret Danmarks første udbudslov om offentlige indkøb, som beløber sig til ca. 3 mia. kr. om året. Ambitionen med loven er en årlig besparelse på 800 mio. kr. Men regionerne får brug for at hente yderligere besparelser, når de køber ind. For sygehusenes årlige medicinudgifter vil i 2020 være steget med 5 mia. kr. til 13,2 kr. Det sætter regionernes økonomi under voldsomt pres. Et helt oplagt svar på udfordringen er flere fælles løsninger inden for sundhedssektoren herunder fælles stamdatabaser. Det vil medvirke til at effektivisere indkøb og dermed holde udgifterne til sundhed nede.

Regeringen og Danske Regioner er allerede blevet enige om, at der primo 2016 skal etableres et nationalt register for implantater og at der skal arbejdes systematiseret med varestamdata. Og inden udgangen af 2016 skal regionerne pilotafprøve registreringen og sætte mål for udrulningen af registret i alle fem regioner. Ved at registrere implantaternes stamdata, som fx batchnummer i en database, øges patientsikkerheden, da defekte implantater, som patienter har fået indopereret, hurtigt kan identificeres og udskiftes.

Oprettelsen af implantatregistreret er samtidig en oplagt løftestang for at realisere målet i regionernes fælles strategi for indkøb om at spare 2 milliarder kroner frem mod 2020. Et register med korrekte og opdaterede varestamdata er nemlig ikke kun med til at øge patientsikkerheden. Det skaber også transparens ved at give et overblik over, hvilke varer de enkelte regioner køber ind til sundhedssektoren i dag. Det giver mulighed for fælles indkøb.

Derfor bør regeringen og regionernes ambitioner ikke stoppe ved implantatregisteret. I stedet bør det bruges som fundamentet for en fælles stamdatabase i den danske sundhedssektor, hvor alle varer bliver registreret. En database som stat, regioner, kommuner m.v. fremover kan hente varestamdata i, når de køber ind.

Danmark kan med fordel skele til Australiens National E-Health Transition Authority, der har etableret en elektronisk løsning, som gør det muligt at sende data om produkter og priser direkte til offentlige og private behandlerne i et standardiseret format.

Men de danske beslutningstagere kan også bare se på den danske dagligvarehandel, hvor leverandører og kunder i dag udveksler varestamdata via produktdatabasen GS1 Trade Sync.

Et muligt og realistisk første skridt er, at regionerne hver især etablerer en varestamdatabase for sundhedssektoren, som løbende kan synkroniseres med den fælles danske varestamdatabase for sundhedssektoren. Denne fælles database kan, igen parallelt med strukturen inden for dagligvarebranchen, driftes af en af de omkring 30 datapools i den eksisterende produktdatabase GS1 Trade Sync. På den måde vil det danske register for sundhedssektoren blot blive en del af den samlede produktdatabase. Det giver god mening, da mange varer i databasen som f.eks. dagligvarer allerede benyttes af det danske sundhedsvæsen.

Ved at sigte mod en central varestamdatabase i sundhedssektoren og, ikke mindst, melde det og den fremtidige struktur for databasen ud nu, sikrer regeringen og regionerne, at lokale ressourcer bruges fornuftigt. Der er ikke meget fornuft i, at hver enkelt region bliver ved med at opfinde sine egne løsninger.

 

Af afdelingsleder Claus Fabricius, ALECTIA A/S